Dokumentenmanagement:

Informationen schneller finden, bearbeiten und teilen

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Was ist ein Dokumentenmanagement-System?

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist eine Softwarelösung, die es Unternehmen ermöglicht, elektronische Dokumente und Informationen effizient zu speichern, organisieren und verwalten. Es erleichtert den Zugriff auf relevante Daten und Informationen, fördert die Zusammenarbeit und steigert die Effizienz, indem es wiederkehrende und zeitintensive manuelle Prozesse automatisiert. Außerdem sorgt ein DMS mit OCR-Texterkennung dafür, dass Texte in Bilddateien, etwa in gescannten Dokumenten (PDFs), durchsuchbar werden.

Welche Aufgaben und Funktionen hat ein DMS?

Die Aufgaben und Funktionen eines modernen Dokumentenmanagement Systems (DMS) sind vielfältig: von der Erfassung von Papierbelegen und belegersetzendem Scannen über die gesetzeskonforme Archivierung und Revisionssicherheit bis hin zur schnellen Auffindbarkeit von Informationen in Text- und Bilddateien. Eine Dokumentenmanagement-Software bedeutet für Unternehmen einen großen Schritt in Sachen Prozessdigitalisierung und Dokumentensicherheit sowie Compliance und Datenschutz.

 

1. Dokumentenorganisation: Kategorisierung von Dokumenten in logischen Ordnern und Hierarchien.
Verschlagwortung von Dokumenten zur schnellen Suche und Identifikation.

2. Dokumentenarchivierung: Sichere und dauerhafte Speicherung elektronischer Dokumente.
Versionierung, um Änderungen nachverfolgen zu können.

3. Informationen finden: Alle Dokumente, auch Bilddateien, werden durch OCR (Optical Character
Recognition) durchsuchbar. Sprich: Informationen sind durch die Volltextsuche in Sekundenschnelle auffindbar.

4. Dokumentenzugriff: Schneller, sicherer Zugriff auf Dokumente von verschiedenen Standorten und Geräten aus.
Rollenbasierte Zugriffskontrolle zur Sicherung sensibler Daten.

5. Dokumentensuche: Leistungsstarke Suchfunktionen für das schnelle Auffinden von Dokumenten. Volltextsuche, Metadatensuche und erweiterte Filteroptionen.

6. Workflow-Management: Automatisierung von Dokumenten Workflows einschließlich Genehmigungs- und Freigabeprozessen mit digitaler Unterschrift Benachrichtigungen und Erinnerungen für anstehende Aufgaben.

7. Dokumenten-Collaboration: Gemeinsames Bearbeiten und Kommentieren von Dokumenten in Echtzeit.

8. Sicherheit und Compliance: Verschlüsselung von Daten und Zugriffsschutz. Erfüllung von Compliance-Anforderungen.

9. Integrationen: Nahtlose Integration mit anderen Unternehmensanwendungen wie CRM. Datenaustausch mit externen Systemen.

10.Dokumentenkonvertierung: Konvertierung von Dokumenten in verschiedene Formate für die einfache Weiterverarbeitung.

11.Berichterstellung und Analysen: Erstellung von Berichten über die Nutzung des DMS und die Dokumentenleistung.
Analysen zur Identifizierung von Optimierungspotenzialen.

12.Dokumentenvernichtung: Sicheres Löschen oder Archivieren von Dokumenten gemäß gesetzlichen Anforderungen.

13.Skalierbarkeit und Cloud-Unterstützung: Fähigkeit, das DMS an das Wachstum des Unternehmens anzupassen.
Option für Cloud-basierte Bereitstellung und Speicherung.

 
 

DMS verschafft mehr Freiräume in den Kerntätigkeitsbereichen

Die Vorteile einer digitalen Dokumentenmanagement-Software sind vielfältig. Ein DMS eliminiert Aktenstapel und ganze Archive. Automatisierungen reduzieren die Fehlerquote, die durch manuelle Arbeiten entsteht. Es beschleunigt Arbeitsprozesse und schafft so mehr Freiräume in den Kerntätigkeitsbereichen für zukunftsorientiertes Arbeiten, also für Kreativität und strategisches Denken Kurzum: Es entlastet die Menschen im Unternehmen. Außerdem ermöglicht das Dokumentenmanagement mit einem DMS in der Cloud oder on-premises die nahtlose Zusammenarbeit (Collaboration) selbst in dezentralen Teams über Unternehmensgrenzen hinweg – und das bei gleichzeitiger Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards.

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Welche Vorteile bietet Individualsoftware?

Unternehmen bevorzugen aus verschiedenen Gründen maßgeschneiderte IT-Lösungen. Sie bieten mehr Flexibilität als Standard-Lösungen, damit sich Unternehmen agiler an sich ändernde Anforderungen anpassen können. Ebenso lassen sie sich besser in bestehende Systeme integrieren. Hier sind einige Schlüsselfaktoren, die für die Entwicklung einer Individualsoftware oder Schnittstelle sprechen:

 
Effizienzsteigerung: Beschleunigte Arbeitsabläufe durch automatisierte Workflows und optimiertes Informationsmanagement.
 
Kosteneffizienz: Reduzierte Papier- und Lagerkosten, geringere Fehlerquoten, kürzere Prozesslaufzeiten.
 
Zugriff von überall: Einfacher und sicherer Dokumentenzugriff von jedem Ort.
 
Verbesserte Zusammenarbeit: Echtzeit-Kollaboration und gemeinsames Bearbeiten.
 
Sicherheit und Compliance: Schutz sensibler Daten und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften.
 
Skalierbarkeit: Anpassungsfähigkeit an das Unternehmenswachstum.
 
Informationstransparenz: Nachverfolgbarkeit von Änderungen in Dokumenten durch Versionierung.
 
Bessere Organisation: Strukturiertes Dokumentenverwaltungs-System mit einfacher Suche.
 
Nachhaltigkeit: Reduzierung des Papierverbrauchs und Umweltauswirkungen.
 
Weniger Papier: Keine Ausdrucke mehr fürs physische Aktenarchiv.
 

Wie kann ich weitere Informationen anfordern oder eine Demo Ihres
Dokumentenmanagementsystems erhalten?

Um weitere Informationen anzufordern oder eine Demo unseres Dokumentenmanagement-Systems zu erhalten,
können Sie einfach Kontakt zu uns aufnehmen. Unser engagiertes Team wird sich umgehend mit Ihnen in Verbindung setzen, um Ihre Anforderungen zu besprechen.

 

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Die Zukunft der Dokumentenverwaltung:

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Mit uns als d.velop-Partner profitieren Sie von den vielen Vorteilen von d.velop documents. Gemeinsam heben wir Ihre digitale Dokumentenverwaltung auf das nächste Level. Mit der leistungsstarken DMS-Software Lösung erleben Sie unübertroffene Effizienz, optimierte Zusammenarbeit und höchste Datensicherheit. Nutzen Sie die Zukunft der Dokumentenverwaltung und steigern Sie mit d.velop documents Ihren Unternehmenserfolg.

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Digitale Dokumentenverwaltung:

ortsunabhängig und GoBD-konform

d.velop documents bietet eine beeindruckende Bandbreite an Funktionen auf modularer Ebene. Das bedeutet: Sie zahlen nur das, was sie auch tatsächlich nutzen. So haben Sie die Möglichkeit, alle Aspekte der Dokumentenverwaltung abzudecken. Verwalten Sie Ihre Dokumente ortsunabhängig und sicher und erfüllen Sie problemlos gesetzliche Anforderungen wie die GoBD. In der heutigen Geschäftswelt ist das von entscheidender Bedeutung. Die intuitive Benutzeroberfläche macht die Einarbeitung einfach und gewährleistet eine reibungslose Integration in bestehende Arbeitsprozesse. Als d.velop-Partner stehen wir Ihnen bei Fragen und Anliegen jederzeit zur Seite, damit Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Die nachfolgenden Beispiele verdeutlichen die Vielseitigkeit eines Dokumentenmanagement Systems und wie es in nahezu allen Branchen und Geschäftsfeldern eingesetzt werden kann, um die Dokumentenverwaltung zu
optimieren und die Effizienz zu steigern:
  • Gesundheitswesen: Elektronische Patientenaktenverwaltung.
  • Rechtswesen: Verwaltung von rechtlichen Dokumenten wie Gerichtsakten und Anwaltspost.
  • Bildungseinrichtungen: Zugriff auf Lehrpläne und Schulungsunterlagen.
  • Versicherungswesen: Automatisierung von Versicherungsanträgen und - prozessen.
  • Immobilienmanagement: Nachverfolgung von Reparatur- und Instandhaltungsarbeiten.
  • Fertigungs- und Logistikbranche: Dokumentation der Produktion und Qualitätskontrolle.
  • Regierungs- und Behördenarbeit: Bereitstellung von Informationen für die Öffentlichkeit.
  • Medien und Verlagswesen: Versionierung von Inhalten und Metadatenverwaltung.
  • Bauwesen und Ingenieurwesen: Verfolgung von Bau- und Projektmanagementdokumenten.
  • Finanzdienstleistungen: Verwaltung von Kundenunterlagen und Finanzberichten.
Es ist einfach, ein elektronisches Dokumentenmanagement-System zu verwenden, um Dokumente zu organisieren, den Zugriff zu erleichtern und die Effizienz in Ihrem Unternehmen zu steigern. Hier ist eine kurze Schritt-für-Schritt-Anleitung, wie es funktioniert:
  • Schritt 1: Papierdokumente digitalisieren: Scannen physischer Dokumente.
  • Schritt 2: Dokumentenklassifizierung: Zuordnung von Metadaten wie Titel, Datum und Autor.
  • Schritt 3: Dokumentenarchivierung: Speichern der digitalen Dokumente im DMS.
  • Schritt 4: Zugriff und Suche: Nutzen der Suche des DMS, um Informationen schnell zu finden.
  • Schritt 5: Kollaboration: Dokumente zur Bearbeitung im DMS öffnen und mit anderen teilen.
  • Schritt 6: Versionierung und Historie: Änderungen an Dokumenten transparent verfolgen
  • Schritt 7: Automatisierung: Workflows zur Genehmigung, Freigabe und Verteilung implementieren.
  • Schritt 8: Sicherheit: Zugriffsbeschränkungen und Verschlüsselung wahren die Vertraulichkeit.
  • Schritt 9: Compliance und Archivierung: Befolgen Sie gesetzliche Anforderungen.
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Sie möchten Ihre Prozesse digitalisieren und effizienter gestalten? Sie interessiert unser elektronisches Dokumentenmanagement-System und Sie wünschen eine weitergehende Beratung? Dann nehmen Sie einfach Kontakt zu uns auf und wir erörtern gemeinsam die Möglichkeiten. Gern informieren wir Sie auch über unsere Auftragsentwicklung und digitale Rechnungsverarbeitung.

FAQ

 

Dokumentenmanagementsystem (DMS)