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Das sagen unsere zufriedenen Kunden.

Wie die MBD Steuerberatung mit LIONDEER ihre Signaturprozesse optimiert

Kanzlei aus Oldenburg setzt auf DocuSign für effiziente und zukunftsweisende Workflows.

Über die MBD Steuerberatung

Die MBD Steuerberatung (Matisheck, Brokop & Deelwater Steuerberater PartG mbB) ist eine Datev-Steuerberatungskanzlei im niedersächsischen Oldenburg. Das Unternehmen bietet ein klassisches Produkt-Portfolio an, darunter Lohn- und Finanzbuchhaltung, Jahresabschluss und Einkommensteuererklärung. Zudem hat sie einen starken Schwerpunkt im Bereich E-Commerce.

Die MBD Steuerberatung ist 2020 aus der Fusionierung zweier Kanzleien hervorgegangen und seitdem stark gewachsen. Heute beschäftigt das Unternehmen, das sich selbst als „sehr digital“ beschreibt, etwa 70 Mitarbeiter:innen.

MBD Steuerberatung ist unzufrieden mit alter Signaturlösung

Die Kanzlei MBD Steuerberatung hat sich einen Kundenstamm in ganz Deutschland erarbeitet. Ein Schwerpunkt liegt dabei in der Region Oldenburg und im norddeutschen Raum. Und wie es in einer Steuerberatungskanzlei so üblich ist, fallen jede Menge Dokumente an, die signiert werden wollen – bei MBD seit langer Zeit digital.

„Entsprechend hatten wir bereits eine digitale Signaturlösung im Einsatz“, erklärt Christian Deelwater, Gesellschafter-Geschäftsführer bei der MBD Steuerberatung, „aber mit dem Signaturdienst bin ich absolut nicht zufrieden gewesen.“ Einer der Gründe: Das Signieren von Mappen war nicht praktikabel.

Dokumenten-Trennung zerstört Zertifikat der elektronischen Signatur

Deelwater beschreibt die Herausforderung: „Wer beispielsweise acht Dokumente unterschreiben lassen oder, gepaart mit anderen Dokumenten, einfach nur übersenden möchte, hat ein Problem: Bei manchen Signaturdiensten werden nämlich all diese Dokumente zu einem PDF zusammengezogen. In meinen Augen führt das dazu, dass die Lösung unbrauchbar ist.“

Der Grund ist einleuchtend: „Wenn man beispielsweise einen Bilanzbericht als Bestandteil eines großen PDFs hat, besitzt dieses gesamte Dokument eine elektronische Signatur und ein elektronisches Zertifikat.“ Schneide man dieses Dokument am Ende wieder in seine Bestandteile auseinander, dann zerstöre man gleichzeitig auch das Zertifikat der elektronischen Signatur.

Partnerunternehmen empfiehlt LIONDEER als Experten

Die alte Software ist in der Kanzlei nur sporadisch genutzt worden, da diese zu sperrig und zu langsam war und nicht zu den Prozessen im Unternehmen passte“, erklärt Christian Deelwater. Von einem Partnerunternehmen sei ihm LIONDEER schließlich als Ansprechpartner empfohlen worden – als Experte mit einem guten Marktüberblick und fundierten Kenntnissen in Sachen Signatur-Software, Programmierung, Schnittstellen-Beratung und Datev-Themen. „Es gibt nicht so viele Leute, die da einen vernünftigen Blick darauf haben“, sagt Deelwater. „Ich habe LIONDEER dann angerufen, um mich mit Christian Bukowietz über Signaturen auszutauschen.

„Ich habe mich mit Christian Bukowietz von LIONDEER über das Thema Signaturen unterhalten. Dadurch ist meine Entscheidung für DocuSign bestärkt worden, weil es genau die Lösung ist, die ich mir erhofft hatte.“

Christian Deelwater

Gesellschafter-Geschäftsführer bei der MBD Steuerberatung

MBD Steuerberatung sucht performante, Cloud-basierte Signatur

„Seit der Einführung nutzen wir die Signatur-Software für den digitalen Postausgang in den Bereichen Einkommensteuererklärung und Jahresabschluss. Thematisch werden wir das aber noch weiter ausbreiten“, erklärt Deelwater, der sehr konkrete Vorstellungen von der richtigen Signaturlösung hatte.

„Vor allem war mir wichtig, dass diese eine Möglichkeit bietet, eine gebündelte Anzahl von Einzeldokumenten zu versenden, die auch nicht nach Unterschrift zusammengeführt werden“, betont er. Hinzu kam die Performance. „Die Software sollte Cloud-basiert und performant sein, einfach ein modernes Tool, das schnell funktioniert, prozessual darstellbar und in Microsoft 365 und Power Automate integrierbar ist.“

Kommunikation mit LIONDEER sehr angenehm und auf Augenhöhe

All diese Faktoren konnte DocuSign erfüllen und LIONDEER bekam den Zuschlag für den Auftrag. Die Zusammenarbeit mit LIONDEER beschreibt Christian Deelwater als „eine sehr angenehme Kommunikation auf Augenhöhe.“ Man sei ja hinsichtlich Digitalisierung und der digitalen Signatur schon auf einem sehr hohen Niveau unterwegs gewesen, aber „ich brauchte einen Gesprächspartner, der in dem Bereich einen besseren Marktblick hat, um mich auszutauschen und eine adäquate Lösung zu finden und sicherzustellen, dass die nächste Software-Entscheidung auch die finale Entscheidung ist.“

LIONDEER brilliert durch vorhandenes Problembewusstsein

Christian Deelwater resümiert zufrieden: „Die Gespräche mit LIONDEER waren sehr produktiv und die Umsetzung erfolgte sehr kurzfristig.“ Vom Gespräch über die Entscheidung für das Produkt und die Lizenzierung bis hin zur Implementierung und zum Einsatz vergingen rund zehn Tage. Was ihm besonders an der Zusammenarbeit mit LIONDEER schätzte, war das vorhandene Problembewusstsein. „Die kennen die Herausforderungen und die Einsatz-Szenarien in Kanzleien – dementsprechend waren wir damit total zufrieden.“

MBD Steuerberatung will glatte digitale Workflows sicherstellen

Die kurzfristige Entscheidung für ein neues Signatur-Tool war auch das Resultat eines internen Prozess-Projekts, das sich auf die Zentralisierung des Postausgangs bezog und für das Christian Deelwater die Verantwortung trug. „Dabei geht es um den zentralen Versand der Einkommensteuererklärungen und Jahresabschluss-Unterlagen sowie das Einholen der digitalen Unterschrift, die Ablage der unterschriebenen Unterlagen und das Versenden der bereitgestellten Erklärungen sowie das Veröffentlichen von Jahresabschlüssen durch eine zentrale Stelle bei uns in der Kanzlei.“

In diesem Projekt, das sehr aktuell war, hatte die digitale Signatur eine hohe Priorität, um glatte digitale Workflows sicherzustellen und spätere Baustellen im Geschäftsprozess zu verhindern.

MBD lobt schnelle Umsetzung und gute Beratung

„Ich habe LIONDEER gesagt, dass wir schnell eine Entscheidung fällen müssen, schnell die Lizenzen brauchen und schnell das Produkt buchen müssen, weil ich das gerne mit in das Prozess-Projekt nehmen würde“, erinnert sich Christian Deelwater. „Da hat Christian Bukowietz richtig Gas gegeben und das alles mit ermöglicht. Das ging wirklich mit sehr viel Tempo.“ Auch im Rahmen der richtigen Lizenzierung sei die Beratung durch LIONDEER sehr gut gewesen, denn bei DocuSign gibt es verschiedene Lizenzmodelle.

200 digitale Unterschriftsmappen in drei Monaten bei MBD Steuerberatung

Etwa fünf Personen arbeiten bei MBD Steuerberatung heute produktiv im Back-Office mit den digitalen Signaturen von DocuSign. In den vergangenen drei Monaten wurden so etwa 200 digitale Unterschriftsmappen versendet. „Seit wir die elektronischen Signaturen haben“, führt Deelwater aus, „bekommen wir die Unterlagen wesentlich schneller zurück, die Mandanten werden automatisch an ausstehende Unterschriften erinnert, wissen exakt wo unterschrieben werden muss und bekommen die Unterlagen komfortabel vom System nach Abschluss des Prozesses zugestellt. Das Mandantenfeedback ist mit wenigen Ausnahmen sehr positiv.“

Zur digitalen Kanzlei gehört ein digitaler Signaturprozess

Auch interne Abläufe, wie etwa das Unterzeichnen von Arbeitsverträgen, gehen viel schneller vonstatten. „Das ist natürlich eine klasse Sache. Wir sind eine digitale Kanzlei, und da gehört es einfach dazu, dass man einen vernünftigen digitalen Signaturprozess hat.“ Gute digitale Prozesse aber sind noch mehr: „Sie sind eine gute digitale Visitenkarte für jeden Mandantenkontakt.“

MBD Steuerberater: auch iPad-bezogene Vor-Ort-Signaturen möglich

Ein weiterer Vorteil bei der Nutzung von DocuSign sind einbettbare, iPad-bezogene Vor-Ort-Unterschriften, die nicht mit jeder Signatur-Software möglich sind. „Ich muss mir die Unterschriften also nicht unbedingt immer digital per E-Mail einholen, sondern kann Mandanten gleich vor Ort auf dem iPad unterschreiben lassen.“ Und: Es gibt weniger Rückfragen bezüglich zu leistender Unterschriften. Unterschriften in Unterlagen werden vollständig geleistet, weil die Software darauf aufpasst. Die Folge: Weniger Nacharbeit, Entlastung des Backoffice und der Produktivmitarbeiter.

MBD: LIONDEER halten, was sie versprechen

Die Schulung der Anwendung gestaltete sich unkompliziert. „Ich habe das gemacht“, sagt Deelwater, „ das ist recht einfach und intuitiv. Das hat für die Grundfunktionalitäten vielleicht eine Stunde gedauert.“ Wichtiger sei es, dranzubleiben und zu schauen, ob und wo nachgeschliffen werden müsse.

Er fasst zusammen: „Ich halte LIONDEER für einen guten Gesprächspartner auf Augenhöhe und Projektpartner in Kollaboration. Es gibt viele am Markt, die behaupten, dass sie eine Menge können – aber wenn ich mit ihnen spreche, merke ich, dass ich viel tiefer im Thema drin bin. Bei LIONDEER ist das anders, die halten, was sie versprechen.“

Viele Möglichkeiten für künftige Zusammenarbeit mit LIONDEER

„Ich bin überzeugt davon, dass sich auch in Zukunft gemeinsame Projekte entwickeln werden“, blickt Christian Deelwater voraus. „Zum Beispiel die vorgelagerte digitale Eingangsrechnungsverarbeitung ist ein Thema, an dem LIONDEER ganz stark dran sind, auch für d.velop wird bei denen einiges gemacht.“ Da werde es bestimmt eine ganze Menge Punkte für eine mögliche Zusammenarbeit geben.

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