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Stellen Sie sich zukunftssicher auf!

E-Rechnungs-Software: von ZUGFeRD bis XRechnung – optimal aufgestellt mit unserer Software

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Unternehmen vertrauen LIONDEER

Ist die E-Rechnung Pflicht und ab wann gilt diese Pflicht?

Ab dem 1. Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen verbindlich, was bedeutet, dass Sie Ihre Rechnungsstellung an die neuen Anforderungen anpassen müssen. Wir unterstützen Sie bei diesem Umstieg, beantworten Ihre Fragen rund um Rechnungsprogramme und sorgen dafür, dass der Übergang für Sie reibungslos verläuft. Nicht zu verwechseln ist diese Verpflichtung mit der E-Rechnungsverordnung, die den B2G-Bereich, abgekürzt für Business-to-Government, regelt.

Was ist eine E-Rechnung?

Mit einer E-Rechnung können Sie Ihre Rechnungsprozesse digital und strukturiert abwickeln – das spart Zeit und macht die Bearbeitung besonders effizient. Im Gegensatz zu einer herkömmlichen PDF- oder Papierrechnung enthält eine E-Rechnung nicht nur ein digitales Abbild der Rechnung, sondern auch strukturierte Daten, die maschinell ausgelesen werden können. Diese Daten können beispielsweise durch ERP-Systeme beziehungsweise Rechnungsverarbeitungssoftware automatisch verarbeitet werden.

PDF-Dateien gelten dementsprechend ab Inkrafttreten nicht mehr als elektronische Rechnung im rechtlichen Sinn. In Deutschland haben sich zwei führende Rechnungsformate durchgesetzt, die die EU-Norm EN 16931 umsetzen. Dies ist einerseits das „XRechnung“-Format sowie „ZUGFeRD“. Beide Typen werden in Deutschland bereits vielfach eingesetzt und haben sich in der Nutzung bewährt.

Was genau bedeutet die E-Rechnungspflicht?

Die E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland gilt ab dem 1. Januar 2025 und verpflichtet dazu, Rechnungen elektronisch zu versenden. Übermittelt werden sie anschließend in einem Format, das den neuen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

Elektronische Rechnung: Die gesetzliche Grundlage ab 2025

Ab dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht in Deutschland für alle Unternehmen, die Rechnungen an andere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber stellen. Das Gesetz sieht zunächst noch einige Übergangsfristen, zum Beispiel für kleinere Unternehmen mit einem Jahresumsatz unter 800.000 € vor, sukzessiv muss die E-Rechnungspflicht jedoch von allen Unternehmen in Deutschland umgesetzt werden – unabhängig von ihrer Größe oder der Höhe des Umsatzes.

Bereits ab dem 01.01.2025 sind Unternehmen jedoch verpflichtet, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten sowie revisionssicher archivieren zu können.

Es lohnt sich also, sich schon jetzt auf den Umstieg vorzubereiten. Lassen Sie sich dabei von unseren erfahrenen Experten der Prozessdigitalisierung unterstützen!

Vorteile der E-Rechnung

Für Sie bringt die Nutzung von E-Rechnungen Vorteile und Funktionen – von der Zeitersparnis bis hin zur Effizienzsteigerung:

Effizienzsteigerung

Automatisierte Prozesse reduzieren die manuelle Bearbeitung und minimieren dadurch Fehlerquellen.

Schnellere Verarbeitung

Elektronische Rechnungen können schneller geprüft und freigegeben werden, was zu einer zügigeren Zahlung und damit zu einer besseren Liquidität beiträgt.

Kostensenkung

Weniger Zeitaufwand bedeutet zugleich auch eine enorme Kostensenkung durch schnellere Bearbeitung und somit geringere Prozesskosten. Durch den Wegfall von Papier- und Portokosten sowie die schnellere Bearbeitung von Rechnungen wird zusätzlich eingespart.

Rechtssicherheit

E-Rechnungen sind genauso rechtssicher wie Papierrechnungen, da sie den gleichen Anforderungen wie Papierrechnungen entsprechen müssen.

Hohe Prozesstransparenz

Durch lückenlose Erfassung aller Rechnungen liegen sämtliche Informationen im System vor und sind mit wenigen Klicks erreichbar. So haben Sie stets mit wenig Aufwand einen Überblick über den aktuellen Stand.

Fehlerreduzierung

Durch die Automatisierung des gesamten Rechnungsprozesses werden individuelle Fehlerquellen minimiert.

Unsere Software: E-Rechnung mit Revisionssicherheit und Compliance

Ein weiterer Vorteil unserer Software für die elektronische Rechnung ist die revisionssichere Archivierung aller Rechnungen. Dies ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern auch ein wesentlicher Faktor für die langfristige Nachvollziehbarkeit Ihrer Geschäftsprozesse. Mit LIONDEER haben Sie alle Ihre Rechnungen, digital an einem zentralen Ort – jederzeit abrufbar und sicher archiviert. Unser Dokumentenmanagement-System dient darüber hinaus der strukturierten digitalen Ablage aller relevanten Dokumente und Daten innerhalb Ihres Unternehmens.

Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Ab dem 01.01.2025 sind auch Sie dazu verpflichtet, elektronische Rechnungen zu erstellen und zu versenden, wenn Sie an andere Unternehmen oder öffentliche Auftraggeber fakturieren. Wir helfen Ihnen dabei, diese Umstellung erfolgreich zu meistern.

Diese Pflicht gilt übrigens auch für grenzüberschreitende Geschäfte innerhalb der EU. Gerade für kleinere Unternehmen, die bisher noch auf klassische Rechnungsformate setzen, stellt dies eine Herausforderung dar, da sie ihre Buchhaltung und die bisher genutzten Systeme anpassen müssen.

Der Gesetzgeber sieht daher verschiedene Übergangsfristen vor, um die Einführung zu erleichtern. Unternehmer sollten jedoch nicht zu lange zögern und sich zeitnah von einem erfahrenen Partner für Unternehmensdigitalisierung beraten lassen. Insbesondere ist dabei zwischen der Pflicht, eine E-Rechnung zu empfangen, und der Pflicht, eine E-Rechnung auszustellen, zu unterscheiden.

Pflicht zum Empfang von E-Rechnungen

Ab dem 01.01.2025 müssen Sie E-Rechnungen empfangen können – wir unterstützen Sie dabei, Ihre Prozesse darauf vorzubereiten. Schließlich haben Unternehmen ab diesem Zeitpunkt keinen Anspruch mehr auf Ausstellung einer anderen Rechnung, beispielsweise in Papierform oder als PDF-Datei.

Diese Pflicht gilt für alle Unternehmer, unabhängig davon, ob sie selbst bereits E-Rechnungen ausstellen oder umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringen.

Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen

Auch die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen beginnt grundsätzlich ebenfalls ab dem 01.01.2025. Es gelten jedoch folgende Übergangsfristen:

Spätestens ab 2028 sind somit alle Unternehmen, unabhängig ihrer Größe oder ihres Umsatzes, verpflichtet, ihre Rechnungen als E-Rechnungen auszustellen.

Hintergrund der E-Rechnungspflicht in Deutschland

Die E-Rechnungspflicht geht auf die EU-Richtlinie 2014/55/EU zurück, die den öffentlichen Sektor bereits zur Annahme elektronischer Rechnungen verpflichtet hat. Diese Regelung wird nun auf den B2B-Bereich in Deutschland ausgeweitet. Besonders der automatisierte Austausch strukturierter Daten soll die Buchhaltungsprozesse modernisieren und vereinfachen, während gleichzeitig die Transparenz und Rückverfolgbarkeit verbessert wird.

Als Teil der Initiative „VAT in the Digital Age“, kurz ViDA, dient die E-Rechnungspflicht aber nicht nur zur Bekämpfung von Umsatzsteuerbetrug. Die Einführung soll auch die digitale Wirtschaft stärken und besonders KMU entlasten. Durch die Standardisierung der Rechnungsbearbeitungsprozesse wird die Transparenz und Effizienz erhöht. Im immer wichtiger werdenden Bereich der IT-Sicherheit wird eine sichere Datenübertragung gewährleistet.

Welche Formate für E-Rechnungen gibt es in Deutschland?

In Deutschland hat das Bundesministerium für Finanzen, BMF, bekanntgegeben, dass die Formate XRechnung und ZUGFeRD den Anforderungen einer elektronischen Rechnung gemäß dem Wachstumschancengesetz entsprechen. Grundsätzlich können auch weitere Formate die Anforderungen erfüllen, das BMF berücksichtigt jedoch zunächst nur die beiden am häufigsten genutzten inländischen Standards.

XRechnung ist ein strukturiertes, XML-basiertes Format, das speziell für die Anforderungen von öffentlichen Auftraggebern entwickelt wurde und den EU-Standards entspricht. Es ermöglicht eine vollautomatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten.

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“ und bietet ein hybrides Format, das sowohl maschinenlesbare XML-Daten als auch ein visuelles PDF-Dokument enthält. Dadurch ist es flexibler und eignet sich für den Austausch zwischen Unternehmen, die unterschiedliche technische Voraussetzungen haben.

Warum LIONDEER als Partner wählen?

LIONDEER ist Ihr erfahrener Anbieter für Lösungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung. Gemeinsam mit unseren Experten sind Sie für die Umstellung auf die E-Rechnung gerüstet. Wir bieten Ihnen dazu verschiedene Lösungen für den Weg zum papierlosen Büro an, die alle individuell auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden können.

Expertenberatung zur E-Rechnung

Die Umstellung auf die E-Rechnung ist komplex, insbesondere für Unternehmen, die bisher nicht digitalisiert arbeiten. LIONDEER hat sich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen spezialisiert und bietet Ihnen die notwendige Expertise und langjähriges Know-how, um die Umstellung reibungslos zu gestalten. Unsere erfahrenen Digitalisierungsexperten bieten Ihnen einen umfassenden Service: Sehen Sie sich außerdem unsere Leistungen zur digitalen Rechnungsverarbeitung, zum digitalen Dokumentenmanagement, zur digitalen Unterschrift und individuellen Softwareentwicklung an. Auch die Inanspruchnahme einer ganzheitlichen Digitalisierungsberatung ist bei uns möglich.

Flexible, skalierbare Lösungen und Support

Unsere Lösung zur digitalen Rechnungsverarbeitung passt sich an Ihre individuellen Anforderungen an und wächst mit Ihnen: Vom kleinen Unternehmen bis zum großen Konzern – mit LIONDEER erhalten Sie eine skalierbare Lösung zum Rechnung schreiben! Wir unterstützen selbstverständlich XRechnung und ZUGFeRD – Rechnungsfomate, die verbreitet und akzeptiert sind. Unser System lässt sich problemlos in Ihre bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systeme integrieren.

Garantiert kostenfrei und unverbindlich!

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Lassen Sie sich von unseren Lösungen zur E-Rechnungspflicht überzeugen. Gerne zeigen wir Ihnen unsere Software zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht in einem persönlichen Termin.

Erzählen Sie uns im Kontaktformular über Ihr Vorhaben. Daraufhin wird sich der passende Ansprechpartner umgehend mit Terminvorschlägen bei Ihnen zurückmelden.

Unsere kostenfreien Produktdemonstrationen können telefonisch oder per Teams-Call stattfinden.

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Häufige Fragen zur E-Rechnungs-Software und elektronischen Rechnungsstellung

Wie kann ich eine E-Rechnung erstellen?

Sie können Ihre E-Rechnung online erstellen, wobei Sie unsere effiziente Softwarelösung nutzen. Sie geben die Rechnungsdaten in unser System ein. Im nächsten Schritt wird die Rechnung in ein strukturiertes, elektronisches Format wie ZUGFeRD oder XRechnung konvertiert. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Rechnungen den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und automatisch von den Empfängersystemen verarbeitet werden können. So sparen Sie Zeit und optimieren Ihre Prozesse.

Was ist der Unterschied zwischen E-rechnung und XRechnung?

Eine E-Rechnung umfasst alle Rechnungen, die in einem strukturierten, elektronischen Format erstellt und übermittelt werden, um eine automatische Verarbeitung zu ermöglichen. Die XRechnung hingegen ist ein spezifisches Format für E-Rechnungen, das den EU-Standards entspricht und besonders für die Abwicklung mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland entwickelt wurde. Während die E-Rechnung ein Oberbegriff ist, beschreibt die XRechnung ein präzises Format, das maschinenlesbare Daten enthält und auf XML basiert.