Ganz gleich ob Sie Unternehmer, Freelancer oder Angestellter sind; die gesetzliche Aufbewahrungspflicht trifft alle gleichermaßen. Doch was genau müssen Sie beachten, wenn Sie Rechnungen revisionssicher archivieren wollen?
In diesem Artikel führe ich Sie durch die wichtigsten Aspekte der GoBD-konformen Archivierung von Rechnungen. Ich zeige Ihnen Möglichkeiten auf, aus der Not eine Tugend zu machen. Nutzen Sie die neue E-Rechnungspflicht zu Ihrem Vorteil und digitalisieren Sie jetzt Ihre Prozesse.
Warum ist die revisionssichere Archivierung von Rechnungen so wichtig?
Um diese Frage zu beantworten, möchte ich zunächst einmal auf abstrakter Ebene klarstellen, was „revisionssicher“ überhaupt bedeutet. Das ist aus meiner Sicht essenziell, denn es handelt sich hierbei um einen aus der IT stammenden Begriff. Im weitesten Sinne versteht man unter „revisionssichere Archivierung“ die digitale Aufbewahrung von Dokumenten, gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
Beachten Sie bitte, dass ich kein sogenannter Berufsträger (Steuerberater / Jurist) bin. Mein Artikel stellt also keine rechtliche Beratung dar! Er soll Ihnen lediglich eine Orientierung bieten. Bitte konsultieren Sie immer auch noch Ihren Steuerberater oder Rechtsbeistand.
Gesetzliche Anforderungen an die Archivierung von Rechnungen
Für die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen sind hierbei vor allem § 14b UStG sowie die GoBD relevant. Dabei definiert §14b UStG, dass Rechnungen an sich aufbewahrungspflichtig sind. Die GoBD wiederum regelt die Anforderungen an die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Dokumenten in elektronischer Form.
Bis Ende 2024 galt gemäß diesen Vorgaben eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Seit Januar 2025 wird diese gemäß dem Bürokratieentlastungsgesetz IV auf 8 Jahre reduziert. Hierbei bezieht sich die Frist immer auf das Kalenderjahr, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.
Ebenfalls neu seit Januar 2025 ist die E-Rechnungspflicht. Diese ergibt sich aus dem Wachstumschancengesetz und gilt für Transaktionen zwischen inländischen Unternehmen. Gemäß dieser Vorgabe sind alle Unternehmen verpflichtet, E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und diese Rechnungen digital archivieren zu können.
Perspektivisch werden alle Unternehmen bis 2027 auch verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Dies bedeutet, dass Sie ab sofort digitale Eingangsrechnungen archivieren müssen. Künftig müssen Sie aber auch digitale Ausgangsrechnungen archivieren. Ausnahmen gelten unter anderem für Kleinrechnungen bis zu einem Betrag von 250,00 €.
Papierbelege vs. elektronische Rechnung
Durch die Vorgaben des Wachstumschancengesetzes werden Papierrechnungen immer weiter an Bedeutung verlieren. In der Konsequenz kann man die Formulierung „Rechnungen archivieren“ schon fast mit „Rechnungen digital archivieren“ gleichsetzen.
Aber schon heute würde ich immer die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen bevorzugen. Damit meine ich, dass ich schon heute empfehlen würde, Rechnungen zu archivieren, indem man Papierbelege digitalisiert. Denn Rechnungen digital zu archivieren bringt entscheidende Vorteile:
- Platzersparnis: durch den Wegfall physischer Dokumente ist kein Lagerplatz mehr erforderlich.
- Schnellere Suche: in den meisten digitalen Archiven sind Rechnungen maschinell auswertbar. Das bedeutet, Sie finden in der Regel schneller, was Sie suchen, als bei Rechnungen in Papierform.
- Zeitersparnis durch Automatisierung: je nach Archivsystem können Rechnungen automatisch erfasst, verarbeitet und abgelegt werden.
- Optional - digitale Rechnungsverarbeitung: nutzen Sie die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen und etablieren Sie einen digitalen Rechnungsfreigabeprozess. Mit einer passenden Software generieren Sie einen zusätzlichen positiven Impakt.
Anforderungen an die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen im Detail
Wie bereits geschrieben spielt die GoBD eine zentrale Rolle, wenn wir Rechnungen revisionssicher archivieren wollen. GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“.
Die GoBD wurden vom Bundesministerium der Finanzen als Anlage 64 zum Handbuch für die Abgabenordnung herausgegeben. Das Dokument besteht aus ca. 12.000 Wörtern, gegliedert in 184 Absätze. Die Finanzbehörde stellt detailliert die Anforderungen an die elektronische Archivierung zur Einhaltung der steuerlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten dar.
Im Folgenden finden Sie eine Zusammenfassung der in Kapitel 3 dargestellten „Allgemeinen Anforderungen“ der GoBD. Ich verweise erneut darauf, dass dieser Artikel nicht den Anspruch einer rechtlichen Beratung darstellt. Er soll Ihnen lediglich einen Überblick vermitteln. Für eine rechtliche Beratung wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater oder Rechtsbeistand.
Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit (§ 145 Absatz 1 AO, § 238 Absatz 1 Satz 2 und Satz 3 HGB)
Die Buchführung muss nachvollziehbar und prüfbar sein. Geschäftsvorfälle sowie angewandte Buchführungsverfahren müssen belegt und steuerlichen Anforderungen gerecht werden. Dies umfasst die Möglichkeit einer progressiven Prüfung, die vom Beleg bis zur Steuererklärung reicht, und einer retrograden Prüfung, die den umgekehrten Weg nimmt.
Um dies sicherzustellen, ist eine vollständige Verfahrensdokumentation erforderlich. Diese gewährleistet, dass sowohl die Nachvollziehbarkeit als auch die Nachprüfbarkeit der Bücher während der gesamten Aufbewahrungsfrist möglich sind.
Vollständigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Die ordnungsgemäße Buchführung nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) erfordert die vollständige und lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Dies umfasst Betriebseinnahmen, Betriebsausgaben, Einlagen und Entnahmen. Diese sind in einer Weise zu dokumentieren, die eine Überprüfung von Inhalt und Bedeutung ermöglicht. Dazu zählen auch der Geschäftsinhalt und der Name des Vertragspartners, soweit zumutbar.
Wichtige Punkte im Überblick:
- Einzelaufzeichnungspflicht: Alle Geschäftsvorfälle müssen einzeln erfasst werden, auch Bareinnahmen. Ausnahmen gelten nur, wenn eine Aufzeichnung technisch oder wirtschaftlich unmöglich ist. Beim Verkauf an unbekannte Personen mit offener Ladenkasse entfällt diese Pflicht (§ 146 AO).
- Elektronische Aufzeichnungssysteme: Bei der Nutzung solcher Systeme greift die Einzelaufzeichnungspflicht immer, unabhängig von der technischen Sicherheitseinrichtung (§ 146a AO).
- Technische und organisatorische Kontrollen: Archivsysteme müssen durch Kontrollen sicherstellen, dass keine Daten unterdrückt oder mehrfach erfasst werden.
- Zusammengefasste Aufzeichnungen: Verdichtete Buchungen im Hauptbuch sind zulässig, sofern sie nachvollziehbar in Einzelpositionen aufgeteilt werden können.
Richtigkeit (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Geschäftsvorfälle müssen wahrheitsgemäß dokumentiert und korrekt nach gesetzlichen Vorgaben belegt werden. Sie sind präzise zu kontieren und genau abzubilden, um den rechtlichen Anforderungen zu entsprechen.
Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Geschäftsvorfälle müssen möglichst zeitnah erfasst werden. Nur dann entspricht das Vorgehen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) und eine lückenlose Dokumentation wird gewährleistet. Die wesentlichen Regeln lauten:
- Unmittelbare Erfassung: Geschäftsvorfälle sollten direkt nach ihrem Entstehen in Grundaufzeichnungen oder Grundbüchern festgehalten werden. Kasseneinnahmen und -ausgaben sind täglich zu dokumentieren (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).
- Fristen für unbare Geschäftsvorfälle: Diese sollten innerhalb von 10 Tagen erfasst werden. Waren- und Kostenrechnungen, die innerhalb von 8 Tagen beglichen werden, benötigen keine Kontokorrentbuchung.
- Periodenweise Buchung: Eine zeitlich verzögerte Buchung ist zulässig, sofern die grundlegende Erfassung zeitnah erfolgt und mit organisatorischen Maßnahmen abgesichert wird.
- Elektronische Systeme: Bei Softwarelösungen entfällt meist die Zumutbarkeitsprüfung für eine zeitgerechte Erfassung. Änderungen an den Erfassungen sind jedoch nicht erlaubt, wenn sie der Belegsicherung widersprechen.
Eine regelmäßige und vollständige Erfassung aller Geschäftsvorfälle ist essenziell, um die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen zu erfüllen.
Ordnung (§ 146 Absatz 1 AO, § 239 Absatz 2 HGB)
Um eine transparent, prüfbar und für eine effiziente Unternehmenssteuerung geeignete Buchführung sicherzustellen, gelten folgende Grundsätze:
- Klarheit und Übersicht: Buchungen müssen systematisch, eindeutig und nachvollziehbar sein. Geschäftsunterlagen sollten strukturiert aufbewahrt werden, um Unübersichtlichkeit und den Verlust von Dokumenten zu vermeiden.
- Trennung von baren und unbaren Vorgängen: Bare und unbare Geschäftsvorfälle sowie steuerbare, steuerfreie und steuerpflichtige Umsätze müssen getrennt erfasst werden. Eine temporäre gemeinsame Erfassung im Kassenbuch ist erlaubt, sofern unbare Umsätze markiert und nachvollziehbar übertragen werden.
- Doppelte Buchführung: Geschäftsvorfälle müssen geordnet dargestellt und schnell lesbar gemacht werden. Innerhalb angemessener Zeit sollten Vermögens- und Ertragslagen über Zwischenstatus oder Bilanzen einsehbar sein. Buchungen sind einzeln, sachlich und nach Konten zu gliedern.
Unveränderbarkeit (§ 146 Absatz 4 AO, § 239 Absatz 3 HGB)
Das Ändern oder Löschen von Buchungen und elektronischen Aufzeichnungen ist nur zulässig, wenn diese protokolliert werden. Außerdem muss der ursprüngliche Inhalt weiterhin nachvollziehbar bleiben (§ 146 Abs. 4 AO, § 239 Abs. 3 HGB). Dies gilt auch für aufbewahrungspflichtige elektronische Dokumente gemäß § 147 AO. Der Nachweis über die Einhaltung dieser Vorschriften erfolgt durch Verarbeitungsprotokolle und eine Verfahrensdokumentation.
Tipps aus der Praxis: wie Sie Rechnungen revisionssicher archivieren
Aufbauend auf dem bisher vermittelten, möchte ich Ihnen nun einen Einblick in die Praxis gewähren. Zusammen mit meinem Team habe ich zahlreiche Unternehmen bei der Einführung der digitalen Rechnungsverarbeitung unterstützt. Dabei ging es natürlich auch immer darum, die Rechnungen revisionssicher zu archivieren.
Aus den bisherigen Ausführungen sollte ein Punkt bereits deutlich geworden sein: revisionssicher ist keine Systemeigenschaft. Natürlich gibt es bestimmte Funktionen, die ein Archivsystem können muss, damit dieses generell eine revisionssichere Archivierung ermöglicht. Aber die reine Speicherung eines Dokumentes in einem Archivsystem für sich alleine genommen ist niemals revisionssicher.
Seien Sie daher vorsichtig bei Aussagen wie „unser System ist revisionssicher“. Denn dies ist faktisch nicht möglich. Es gilt, mindestens noch vor- und nachgelagerte Prozesse im Rahmen einer Verfahrensdokumentation organisatorisch festzuhalten.
Lassen Sie mich Ihnen außerdem folgende Hinweise mitgeben:
- Rechnungen frühzeitig archivieren: Archivieren Sie eingehende und ausgehende Rechnungen unmittelbar nach Eingang oder Erstellung.
- Eindeutige Kennzeichnung: Jede Rechnung sollte mit einer eindeutigen ID oder zeitlichen Zuordnung versehen sein. In der Regel übernimmt dies das Archivsystem für Sie.
- Verfahrensdokumentation erstellen: Halten Sie genau fest, wie Rechnungen archiviert werden. Das meint die gesamte Prozesskette. Bei Papierbelegen meint das den Prozess von der Annahme der Post über das Scannen bis zum Speichern im Archivsystem. Die Dokumentation der Archivierungsprozesse ist für Betriebsprüfungen unverzichtbar.
- Geeignetes Archivierungssystem wählen: Wählen Sie eine Software, die die Anforderungen der GoBD erfüllt. Nur dann ist es möglich, Rechnungen revisionssicher zu archivieren. Der Prüfungsstandard „IDW PS 880“ gilt generell als ein gutes Indiz für eine geeignete Software. Wenn gleich der IDW PS880 nicht gänzlich den Anforderungen der GoBD entspricht.
- Integration in bestehende Systemumgebung: Achten Sie darauf, dass sich das Archivsystem gut in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren lässt. So sollten Sie ein Dokumentenmanagementsystem wählen, welches offene Schnittstellen und funktionale Erweiterungen bietet.
Fazit – Rechnungen revisionssicher archivieren
Alleine aus rechtlichen Gründen ist es zwingend notwendig, Rechnungen revisionssicher aufzubewahren. Sie bietet Ihnen aber auch erhebliche Vorteile, die ich im Rahmen des Artikels kurz angerissen habe. Durch diese Vorteile generieren Sie effizientere Prozesse und damit Zeit für die Fokussierung auf Ihr Kerngeschäft
Gerne unterstützen wir Sie bei der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems und der notwendigen Prozesse. Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Beratung.
FAQ – Häufige Fragen zur revisionssicheren Archivierung von Rechnungen
Was bedeutet revisionssichere Archivierung?
Im weitesten Sinne versteht man unter „revisionssichere Archivierung“ die digitale Aufbewahrung von Dokumenten gemäß den gesetzlichen Bestimmungen.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Laut §14b UStG müssen Rechnungen in Deutschland grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden. Ab 2025 wird die Frist durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV auf 8 Jahre verkürzt.
Was passiert, wenn ich Rechnungen nicht ordnungsgemäß archiviere?
Fehlende oder unzureichend archivierte Rechnungen können bei einer Steuerprüfung zu Problemen führen. Im schlimmsten Fall drohen Steuerschätzungen, Nachzahlungen oder Strafen wegen Verstößen gegen die Aufbewahrungspflicht.
Welche Vorteile bietet eine digitale Archivierungslösung?
Eine professionelle Archivierungssoftware ermöglicht eine automatisierte, sichere und effiziente Aufbewahrung von Rechnungen. Sie reduziert den Verwaltungsaufwand, beschleunigt Suchprozesse und minimiert das Risiko von Datenverlusten oder Fehlern.
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