Seit mehr als 20 Jahren dreht sich bei mir beruflich alles um die Optimierung von Geschäftsprozessen. Ich erinnere mich hierbei gerne an die ersten Projekte. Bereits damals ging Prozessoptimierung in der Regel Hand in Hand mit dem Thema Digitalisierung. Heute gilt dies mehr als je zuvor.
Bei vielen Kunden finden wir noch heute eine hohe Anzahl von Prozessen vor, die überwiegend manuell bearbeitet werden. Wenig Digitalisierung, kaum Automatisierung.
Mit diesem Blogbeitrag führe ich Sie durch die wichtigsten Aspekte der Optimierung von Geschäftsprozessen – von der Identifikation von Schwachstellen über die Implementierung bis hin zum Prozess der kontinuierlichen Verbesserung. Im Anschluss sollten Sie in der Lage sein, eigenständig erste Schritte im Rahmen der Optimierung von Geschäftsprozessen vorzunehmen.
Warum Geschäftsprozessoptimierung so wichtig ist
Jedes Unternehmen, unabhängig von seiner Größe oder Branche, steht vor dieser Herausforderung. Im Kern geht es dabei immer darum, mit begrenzten Ressourcen (Zeit, Budget und Personal) wettbewerbsfähig zu bleiben.
Ineffiziente Prozesse verursachen oft höhere Kosten, längere Durchlaufzeiten sowie unzufriedene Mitarbeiter und Kunden. Durch die Optimierung von Geschäftsprozessen können Unternehmen:
- Kosten reduzieren durch die Eliminierung redundanter Abläufe.
- Kundenzufriedenheit erhöhen, indem sie bessere und schnellere Dienstleistungen bieten.
- Effizienz steigern, indem sie Arbeitskräfte und Werkzeuge zielgerichteter einsetzen.
- Wettbewerbsfähigkeit sichern, indem sie flexibel auf Marktveränderungen reagieren.
Ihre Branche oder der Bereich in Unternehmen, bei dem sie ansetzt, spielt hierbei in der Regel keine Rolle. Außerdem sollte der Fokus nicht ausschließlich auf manuellen Prozessen liegen. Vor allem in der Optimierung IT-lastiger Geschäftsprozesse steckt heutzutage besonderes Potential. Denn wenn ein schlechter Prozess 1:1 digitalisiert wurde, bleibt es ein schlechter Prozess.
Identifikation von Engpässen und Ineffizienzen im Rahmen der Optimierung von Geschäftsprozessen
Zur Optimierung von Geschäftsprozessen gehört zunächst die Identifikation von Schwachstellen. Analysieren Sie bestehende Prozesse; am besten auf Grundlage von Kennzahlen. Häufig lassen sich Schwachstellen anhand folgender Kriterien identifizieren:
- Hohe Fehlerquoten: Wenn in bestimmten Prozessen immer wieder (die gleichen) Fehler auftreten, sollten Sie genauer hinschauen. Selbst bei manuellen Prozessen liegt der Fehler nicht zwangsläufig nur am „Faktor Mensch“.
- Lange Durchlaufzeiten: Auch wenn „lang“ sehr subjektiv ist, so ist die Durchlaufzeit ein weiterer Indikator. Legen Sie hierbei Ihr Augenmerk vor allem auf Verzögerungen – wenn also bestimmte Leistungen (wiederholt) nicht zur geplanten Zeit fertiggestellt werden können. Das aktive Einholen von Kundenfeedback kann hier bei der Identifikation sehr nützlich sein.
- Hohe Kosten: Meine Erfahrung zeigt, dass hohe Kosten oftmals im Zusammenhang mit hohem personellem Aufwand stehen. Hierbei müssen hohe Kosten bzw. hoher Aufwand nicht zwingend mit langen Durchlaufzeiten einhergehen. Daher ist es wichtig, Ihre Prozesse auf beide Indikatoren hin zu analysieren.
- Mangel an Transparenz: Sie haben Prozesse, bei denen niemand den Gesamtüberblick hat? Oft geht dies mit einem „das haben wir schon immer so gemacht“ der involvierten Personen einher. Unklare Zuständigkeiten führen zu Missverständnissen und doppeltem Arbeitsaufwand. Auch hier gilt es anzusetzen.
Die Optimierung von Geschäftsprozessen ist ein kontinuierlicher Prozess. Es kann also sein, dass Sie am Beginn Ihrer „Reise“ stehen, oder bereits mittendrin sind. Egal in welcher Phase Sie sich befinden, es gibt immer Raum für Verbesserungen. Es unterscheiden sich aber die Mittel, diese zu erkennen.
Wenn in Ihrem Unternehmen bereits Instrumente zur Messung von Kennzahlen implementiert wurden, sollten Sie diese genauer betrachten. Für Sie gilt aber, genau wie für alle, die ohne Kennzahlen starten: reden Sie mit den Betroffenen! In der Regel wissen Ihre Mitarbeiter und Kunden schon ganz genau, wo „der Schuh drückt“.
Analyse bestehender Prozesse: Methoden und Werkzeuge
Sie wissen nun, welche Prozesse Sie sich genauer anschauen sollten. Nun möchte ich Ihnen Einblicke darin geben, wie genau Sie die Prozesse analysieren können. Regelmäßig setze ich bei meinen Kunden folgende Methoden und Werkzeuge ein:
- Prozessmodellierung: Mir fällt aktuell kein Projekt ein, in dem wir nicht auf die Prozessmodellierung zurückgegriffen haben. In der Regel reicht hier schon ein einfaches Ablaufdiagramm, um mehr Transparenz zu schaffen. Für bestimmte Themen macht dann sicherlich der Einsatz von Standards wie dem BPMN Sinn. So oder so: die Transparenz durch Prozessdokumentation schafft eine valide Grundlage für die Geschäftsprozessoptimierung.
- Prozesskennzahlen: Definieren Sie sogenannte Key-Performance-Indikatoren (KPIs). Bei KPIs handelt es sich im Grunde um Kennzahlen. Achten Sie darauf, dass es Kennzahlen sind, die auf Ihre Optimierung ausgerichtet sind. Dies kann von Kosten über Durchlaufzeiten bis hin zur Qualität alles sein, was sich messen lässt.
Bereits mit diesen beiden Hinweisen ist es Ihnen möglich, eine grundlegende Analyse selbst vorzunehmen. Beachten Sie: je klarer die Problemstellen aufgedeckt wurden, desto präziser können Sie Ihre individuellen Maßnahmen planen. Und desto erfolgreicher lässt sich die Optimierung von Geschäftsprozesse durchführen.
Ziele setzen und KPIs definieren
Zentral für die Umsetzung der Optimierung von Geschäftsprozessen ist die Festlegung klarer und messbarer Ziele. Dies gibt allen Beteiligten die notwendige Orientierung, so dass alle auf das gleiche Ziel hinarbeiten. Typische Ziele könnten sein:
- Reduktion der Durchlaufzeiten wie zum Beispiel die Reduktion der Bearbeitungszeit einer Eingangsrechnung um 30%.
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit, gemessen durch positive Feedback-Scores.
- Senkung der Fehlerquoten in Produktionsprozessen durch neue Prüfroutinen.
Stellen Sie sicher, dass Ihre Ziele realistisch, spezifisch, messbar und zeitgebunden sind. Implementieren Sie bestmöglich eine automatische Messung der relevanten KPIs. Dies vereinfacht Ihnen die kontinuierliche Kontrolle zur Überwachung der Fortschritte und Erfolge.
Einsatz von Technologie zur Optimierung der Geschäftsprozessen
Moderne Technologiensind heutzutage der Schlüsselfaktor in der Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie helfen nicht nur, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch Fehler zu minimieren. Gerne möchte ich einige Beispiele aus meinem beruflichen Alltag aufgreifen:
- Mit der digitale Rechnungsverarbeitung optimieren Sie Ihre Geschäftsprozesse beim Rechnungseingang. Regelmäßig Skonto ziehen, keine Mahnungen mehr erhalten, Zufriedenheit Ihrer Lieferanten steigern und der E-Rechnungspflicht gerecht werden.
- Durch die digitale Postzustellung können sie Dokumente rechtssicher zustellen – und das ganz ohne etwaige Postlaufzeiten oder Unsicherheit über die Zustellung an sich.
- Mit einem digitalen Dokumentenmanagement schaffen Sie die Grundlage, Daten zentral für alle aufzubewahren. Kein manuelles Suchen mehr im Dateiexplorer, kein Suchen nach Dateinamen. In modernen Systemen finden Sie Ihre Informationen genau dann, wenn Sie diese brauchen. Auch kleinere Firmen profitieren schnell von der Einführung einer DMS-Software für Kleinunternehmen.
- Die digitale Unterschrift ist eine sehr effiziente und schnell eingeführte Option zur Optimierung der Geschäftsprozesse. Bereits mit der einfachen elektronischen Signatur lassen sich viele alltägliche Vorgänge beschleunigen.Moderne Technologiensind heutzutage der Schlüsselfaktor in der Optimierung von Geschäftsprozessen. Sie helfen nicht nur, Prozesse effizienter zu gestalten, sondern auch Fehler zu minimieren. Gerne möchte ich einige Beispiele aus meinem beruflichen Alltag aufgreifen:
Implementierung optimierter Geschäftsprozessen
Die Einführung der neuen Prozesse stellt immer ein Projekt dar. In Projekten ist es immer wichtig, viel und transparent zu kommunizieren. Im Change Management spricht man gerne davon „Betroffene zu Beteiligte“ zu machen. Gehen Sie daher wie folgt vor:
- Kommunikation: Informieren Sie alle Beteiligten über die anstehende Optimierung der Geschäftsprozesse. Beantworten Sie Rückfragen und ergreifen Sie präventive Maßnahmen gegen die Ängste der Betroffenen. Schaffen Sie Transparenz über den Verlauf und die Vorteile der anstehenden Veränderung. Kommunizieren Sie die Chancen, die für alle Betroffenen damit einhergehen.
- Pilotphase: Testen Sie die neuen Prozessen zunächst in einer kleinen Pilotgruppe. Diese sollte sich aber nicht nur aus Personen zusammensetzen, die positiv auf die Neuerungen reagieren. Nehmen Sie bewusst Kritiker mit auf. Hierdurch identifizieren Sie erfahrungsgemäß frühzeitig Probleme in der neuen Lösung.
- Training: Planen Sie Schulungen mit ein. Wählen Sie das Schulungskonzept, das am besten zu Ihnen passt. Ich habe viele gute Erfahrungen mit dem „Train-the-Trainer Prinzip“ gesammelt. Bei diesem schulen Sie Schlüsselpersonen. Diese geben Ihr Wissen dann an die Kollegen weiter. Hier sollten Sie aber dediziert auf „Freiwillige“ setzen, da diese Rolle mit Arbeit verbunden ist.
- Rollout: Sobald die Pilotphase erfolgreich abgeschlossen ist, führen Sie die optimierten Prozesse unternehmensweit ein. Je nach Unternehmensgröße kann sich hier auch eine Einführung in Stufen anbieten.
Wie bereits erwähnt ist es wichtig zu Kommunizieren. Ich möchte Ihnen an dieser Stelle das Themengebiet „Change Management“ ans Herz legen. Es beschäftigt sich damit, Änderungen möglichst problemfrei zu etablieren.
Nach der Implementierung ist vor der Optimierung
Eine Geschäftsprozessoptimierung ist nie wirklich „fertig“. Stetige Entwicklungen haben Einfluss auf das Ökosystem, in dem unsere Prozesse eingesetzt werden. Dabei ist irrelevant ob es sich um neue (gesetzliche) Vorgaben oder Technologien handelt. Am besten implementieren Sie eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung in Ihrem Unternehmen:
- Führen Sie regelmäßige Audits durch und stellen Sie sicher, dass die Prozesse wie geplant funktionieren und auch aktuellen Anforderungen gerecht werden.
- Sammeln Sie Rückmeldungen von Mitarbeitern und Kunden, um zu validieren, dass die Verbesserungen auch wahrnehmbar sind. Auch lässt es sich nie ausschließen, dass man mit einer vermeintlichen „Optimierung“ eigentlich eine Verschlechterung herbeigeführt hat – vielleicht auch nur in einem nicht betrachteten Teilbereich.
- Passen Sie KPIs flexibel an veränderte Markt- und Unternehmensbedingungen an.
Erfolgsbeispiel aus der Praxis
Bei unserem Kunden der BB Beteiligungsgesellschaft mbH konnten wir einen Prozess zur digitalen Eingangsrechnungsverarbeitung einführen und damit nachhaltigen Mehrwert schaffen:
Reduzierung der Bearbeitungszeit um 77% dank digitaler Rechnungen!
„Dank LIONDEER haben wir die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung um 77% (45 Minuten auf 10 Minuten) reduzieren können
Auch die Prozesslaufzeit ist um 85% von 7 Tagen auf nur 1 Tag gesunken.“
Uri Resnik
BB Beteiligungsgesellschaft mbH
Mein Fazit zur Geschäftsprozessoptimierung
Effiziente Prozesse sind nicht nur ein Wettbewerbsvorteil, sondern auch tragen auch maßgeblich zur langfristigen Stabilität Ihres Unternehmens bei. Investieren Sie in die Optimierung Ihrer Prozesse, nutzen Sie moderne Technologien und binden Sie Ihre Mitarbeiter aktiv ein. Der Schlüssel liegt in einer kombinierten Strategie aus einer klarer Zielsetzung, einem fortlaufendem Monitoring und einer offenen Unternehmenskultur, die Innovation fördert.
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LIONDEER – Ihr starker Partner für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse
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