In vielen Kleinunternehmen stapeln sich noch immer Dokumente, Rechnungen und Verträge in Aktenschränken. Die Suche nach wichtigen Unterlagen kostet viel wertvolle Arbeitszeit. Im schlimmsten Fall wird die Arbeitszeit sogar vergebens investiert. Nicht selten findet man die benötigten Informationen nicht zum richtigen Zeitpunkt.
Eine digitale Dokumentenmanagement-Software (DMS) kann hier Abhilfe schaffen. Doch lohnt sich der Einsatz einer DMS-Software für Kleinunternehmen wirklich? In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Vorteile und worauf Sie bei der Auswahl achten sollten.
Was ist ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?
Eine DMS-Software für Kleinunternehmen ist eine digitale Lösung zur Erfassung, Verwaltung und Archivierung von Dokumenten. Im Gegensatz zur klassischen Dateiablage bietet sie die Möglichkeit Daten strukturiert und revisionssicher zu speichern.
Zusätzlich ermöglicht sie es Ihnen, neben der reinen Suche nach Dateinamen, den Inhalt von Dokumenten zu durchsuchen. Hierbei steht es dem Anwender frei, ob er nach einzelnen Begriffen oder nach einer bestimmten Formulierung suchen möchte. Man spricht hierbei von einer sogenannten OCR-Erkennung.
Eine DMS-Software für Kleinunternehmen kann aber noch viel mehr! Gerade im Bereich der Cloud Lösungen (sogenannte SaaS Angebote) lässt sich der Trend hin zur Softwareplattform beobachten. Damit meine ich, dass die Hersteller immer mehr zusätzliche Funktionen für die Lösungen anbieten.
Die 5 wichtigsten Vorteile einer DMS-Software für Kleinunternehmen
1. Effiziente Suche nach Informationen & weniger Papieraufwand
Mit einer DMS-Software entfällt das umständliche Durchsuchen von Ordnern und Papierstapeln. Informationen lassen sich in Sekundenschnelle per Stichwortsuche oder einer Unterhaltung mit der KI finden.
Sie müssen nicht mehr wissen in welchem Dokument etwas stand. Durchsuchen Sie die Inhalte aller Dokumente nach dem was Sie suchen. Und zwar genau dann, wenn Sie die Information brauchen. Das spart Zeit und erhöht die Produktivität im Unternehmen.
Dies ist besonders in stressigen Zeiten von großer Bedeutung, wenn jede Minute zählt. Sie reduzieren den Aufwand für die manuelle Suche erheblich und steigern die Effizienz im Arbeitsalltag.
2. Revisionssichere Archivierung & gesetzliche Anforderungen
Kleinunternehmen müssen rechtliche Vorgaben zum Empfang und der Archivierung von Dokumenten einhalten. Die bekanntesten Vorgaben sind sicherlich die GOBD sowie die E-Rechnungspflicht. Eine DMS-Software unterstützt Sie dabei Dokumente revisionssicher zu speichern und E-Rechnungen verarbeiten zu können.
Sie sorgt somit dafür, dass Ihre Dokumente jederzeit rechtssicher und nachprüfbar aufbewahrt werden. Ein wichtiger Punkt, der häufig unterschätzt wird, aber bei einer Betriebsprüfung entscheidend sein kann.
3. Effizientere Zusammenarbeit & standortunabhängiger Zugriff
4. Automatisierung von Prozessen
Bereits die grundlegenden Eigenschaften eines DMS-Systems für Kleinunternehmen unterstützt in der Regel bestehende Prozesse. Dies zeigt sich häufig durch verkürzte Durchlaufzeiten.
Eine gute Lösung kann aber noch viel mehr!
Dies startet bei der Abbildung bestehender Prozesse durch einfache, auf Aufgaben basierenden, Workflows. Diese lassen sich kundenindividuell einrichten. Ich empfehle jedoch keine kritischen Prozesse mit diesem Ansatz umzusetzen. Dies begründet sich für mich dadurch, dass hierbei in der Regel nicht auf regulatorische Vorgaben geachtet wird.
Einen professionelleren Ansatz bieten in der Regel die Low-Code/No-Code Module der Hersteller. Hierbei stößt man aber schnell an die Grenzen dessen, was mit No-Code machbar ist. Es stellt sich somit recht schnell die Make or Buy Entscheidung.
Die höchste Automatisierung bieten in der Regel professionelle Erweiterungen. Hierbei gilt es eine genaue Abwägung zwischen Marketingversprechen und wirklicher Funktion zu validieren. Sie sollten daher unbedingt prüfen, welche Lösung Ihre Anforderungen am besten bedienen kann. Sollten Sie mit keiner Lösung zufrieden sein, bleibt Ihnen die Möglichkeit der Individualentwicklung.
Egal welchen Weg Sie gehen, er wird Sie mit mehr Zeit für Ihr Kerngeschäft belohnen.
5. Kosteneinsparung
Mit einer DMS-Software sparen Sie als Kleinunternehmen aber nicht nur Zeit, sondern auch bares Geld. Die zeitaufwändige Suche nach Dokumenten entfällt – stattdessen finden Sie alle wichtigen Informationen in Sekunden. Zeitaufwendige Prozesse lassen sich automatisieren. Dadurch arbeiten Sie und Ihr Team effizienter.
Zusätzlich reduzieren Sie Druck- und Lagerkosten, da viele Dokumente digital verarbeitet und archiviert werden können. Auch finanzielle Risiken, etwa durch verlorene Rechnungen oder fehlende Nachweise, gehören der Vergangenheit an.
Eines steht also fest: Eine DMS-Software zahlt sich auch für Kleinunternehmen monetär schnell aus.
Worauf Kleinunternehmen bei der Auswahl einer DMS-Software achten sollten
Betriebsform
Betriebswirtschaftlich gesprochen handelt es sich bei dem Thema um eine klassische Make or Buy Entscheidung. Technisch gesprochen steht das „Make“ für den Erwerb von Lizenzen und das Betreiben eines eigenen on-Premise Systems. Unter „Buy“ versteht man wiederum den Ansatz nicht die Software an sich sondern als Dienstleistung einzukaufen. Hierbei spricht man von SaaS (Software as a Service) oder umgangssprachlich einer Cloud-Lösungen.
Cloud-Lösungen sind meiner Meinung nach besonders für Kleinunternehmen interessant, da Sie geringe IT-Ressourcen (personell & KnowHow) erfordern. Außerdem sind diese Lösungen flexibel skalierbar und von überall erreichbar. Bei einer On-Premise-Lösung wird die DMS Software in die eigene Systemumgebung integriert. Sie behalten die Hoheit über Ihre Daten, sind aber auch mit allen Konsequenzen für den Betrieb verantwortlich.
Letztlich ist die Wahl aber von den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens oder Ihrer Branche abhängig. Eine persönliche Beratung durch erfahrene Experten hilft, die Betriebsform zu identifizieren, die am besten zu Ihnen passt.
Datenschutz & IT-Sicherheit
Wann immer es um Daten geht, kommt man um Themen wie Datenschutz und IT-Sicherheit nicht umher. Das Themengebiet ist riesig und kann beliebig komplex werden. Beispielhaft sind hier Themen wie Verschlüsselung von Daten und generell hohe Sicherheitsstandards beim Betrieb der Infrastruktur zu nennen.
Zusätzlich kommen Vorgaben der DSGVO und das Thema Revisionssicherheit ins Spiel. Beides Themen die man eher bei der Konfiguration und den organisatorischen Prozessen beachten muss.
Berücksichtigen Sie vor allem, dass die Wahl der Betriebsform starken Einfluss auf diesen Bereich hat. Betreiben Sie ein System selbst, sind Sie auch dafür verantwortlich diese Vorgaben vollständig einzuhalten. Bei einer Cloud-Lösung liegt zumindest der technische Teil vollständig bei Ihrem Service Provider. Ihre Verantwortung beschränkt sich dann in der Regel auf eine korrekte Konfiguration des Systems.
Benutzerfreundlichkeit & Skalierbarkeit
Einfache Bedienbarkeit ist ein entscheidender Faktor für die Akzeptanz einer neuen Lösung. Das letzte was Sie wollen ist, dass die Mitarbeiter eine neue Lösung boykottieren. Dies kann im schlimmsten Fall dazu führen, dass die gesamte Investition „umsonst“ war. Ein aktives Change Management kann hier wesentlich zum Erfolg beitragen.
Zudem sollte die Software mit dem Unternehmen wachsen können und erweiterbare Funktionen bieten. Wenn Ihr Unternehmen wächst, sollte die DMS-Software problemlos skaliert werden können.
DMS für Kleinunternehmen mit LIONDEER
Für unsere Kunden setzten wir seit dem Jahr 2019 auf die DMS-Software d.velop documents. Mit d.velop documents profitieren Sie von einer benutzerfreundlichen und flexiblen DMS-Software für kleine Unternehmen. Die Software wächst mit Ihrem Unternehmen mit und lässt sich nahtlos in bestehende Prozesse und Systeme integrieren.
d.velop documents bietet alle wichtigen Funktionen, die Sie für ein modernes Dokumentenmanagement benötigen. Eine intuitive Benutzeroberfläche, leistungsstarke Volltextsuche, moderne KI Funktionen und eine sichere Archivierung.
Was d.velop documents von nahezu allen anderen Anbietern unterscheidet, ist der offene Plattformgedanke. Sie können jederzeit zusätzliche Funktionen und Module nicht nur vom Hersteller selbst, sondern von unterschiedlichen Anbietern integrieren. So können Sie Ihre DMS-Software immer genau auf die Anforderungen Ihres Kleinunternehmen zuschneiden.
Beratung und Implementierung einer DMS-Software für Kleinunternehmen durch LIONDEER
Als zertifizierter d.velop GOLD-Partner unterstützen wir Sie bei der Implementierung von d.velop documents. Gemeinsam analysieren wir Ihren individuellen Bedarf und passen die Lösung genau an die Anforderungen Ihres Kleinunternehmens an.
Als Experten für digitale Geschäftsprozesse bieten wir eine umfassende Beratung. Von der Bedarfsanalyse über die Implementierung und Schulung der Mitarbeiter bis hin zur operative Begleitung. Wir sind Ihr kompetenter Ansprechpartner, vom Anfang bis zum Ende. Wir integrieren die DMS-Lösung in Ihre bestehenden Prozessen, damit Sie den Effizienzgewinn spüren.
Mit LIONDEER die Zukunftsfähigkeit Ihres Unternehmens sichern
Mit d.velop documents und der Unterstützung von LIONDEER machen Sie Ihr Unternehmen fit für die digitale Zukunft. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand, arbeiten effizienter und stellen sicher, dass Ihre Dokumente jederzeit sicher und rechtskonform verwaltet werden.
Lassen Sie uns gemeinsam den nächsten Schritt Ihrer Digitalisierungsstrategie angehen!
Fazit: Deswegen lohnt sich eine DMS-Software für Kleinunternehmen
FAQ – Häufige Fragen zu DMS Software für Kleinunternehmen
Was kostet eine DMS-Software für Kleinunternehmen?
Die Kosten variieren je nach Anbieter, Funktionsumfang und Lizenzmodell. Bei On-Premise Lösungen kommen außerdem sehr individuelle Kosten für den Betrieb hinzu. Cloud-Lösungen sind meiner Erfahrung nach gerade für Kleiunternehmen oft kostengünstiger als On-Premise-Varianten.
Schauen Sie sich gerne hier unsere Preisindikation für d.velop documents an.
Ist eine DMS-Software DSGVO-konform?
Cloud-Anbieter stellen in der Regel sicher, dass ihre Systeme alle Datenschutzrichtlinien einhalten. Wichtig ist eine sichere Speicherung und verschlüsselte Übertragung der Daten.
Bei On-Premises Lösungen sind Sie selbst für die Einhaltung verantwortlich.
Gibt es DMS-Software für Kleinunternehmen kostenlos?
Es gibt kostenlose DMS-Software. Dabei handelt es sich in der Regel um sogenannte Open Source Lösungen die sie selbst betreiben müssen. Eine professionelle Lösung wie d.velop documents bietet umfangreichere Möglichkeiten auf Knopfdruck.
Wie lange dauert die Einführung einer DMS-Software?
Das hängt von der Größe des Unternehmens und den Anforderungen ab. Dabei beeinflussen vor allem die Komplexität der logischen Datenstruktur sowie die Berechtigungsstruktur den effektiven Aufwand. In der Regel schaffen wir eine Einführung bei Kleinunternehmen binnen weniger Wochen.
Wie finde ich die richtige DMS-Software für mein Unternehmen?
Wenn Sie die Auswahl eigenständig vornehmen wollen, dann empfiehlt es sich mit einer Marktanalyse zu starten. So identifizieren Sie die für Sie relevanten Optionen. Am besten testen Sie alle Lösungen und vergleichen Ihre Erfahrung bevor Sie eine Entscheidung treffen.
Alternativ können Sie sich auch von Experten beraten lassen. Wir empfehlen unseren Kunden den Einsatz von d.velop documents.
LIONDEER – Ihr starker Partner für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse
Sie möchten mehr über unsere Produkte und Lösungen erfahren? Unser Experten-Team berät Sie gerne rund um Ihr Anliegen.
Vereinbaren Sie jetzt einen ersten unverbindlichen Gesprächs- oder Präsentationstermin und lernen Sie, wie LIONDEER Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse unterstützen kann.